中国IDC圈12月4日报道:你上一次给好友发电子邮件是什么时候?即时通讯工具、社交网络已经在个人通讯领域大范围取代了电子邮件。曾在苹果公司工作过20年的苹果前销售主管、现任国外知名科技网站ReadWrite编辑大卫-索伯塔(David Sobotta)日前撰文对电子邮件在工作领域之外的现状进行了一番剖析。在他看来,虽然目前市面上拥有着无数的文件分享、协同工作应用,但使用纯文本电子邮件形式进行沟通仍然是最容易令人接受、稳定的沟通方式。

风光不再

在 2012年哈佛大学举办的一次名为“电子邮件未死,只是在不断进化”(E-Mail: Not Dead, Evolving)的商业研讨会上,与会人员发现电子邮件的最基本的“成为人与人之间沟通平台”的属性已经被不断削弱,这一属性甚至已经不再是人们使用电子邮件的最主要动机。

我自1982年以来就一直在科技界打拼,甚至曾经成为了一家电子邮件公司的副总裁。就我个人的工作而言,我对于电子邮件服务十分依赖,但我同时也意识到了电子邮件对于我个人生活重要性的逐渐变化。比如,我和我的好友斯蒂芬现在最主要的沟通方式是Twitter,此前经常同我保持电子邮件联系的朋友现在也开始主要通过Facebook和我联系,因为他们都假设我已经不再经常查看我的电子邮箱了。与此同时,我的家人也开始通过智能手机和平板电脑的短信和即时聊天应用同我保持联系。

显而易见的是,电子邮件对于我个人生活影响的变化恐怕也是许多人所正在经历的变化。就这一情况来看,电子邮件的黄金时代似乎已经一去不复返了。然而,对于企业公司用户来说,电子邮件的重要性仍然无可比拟。有数据显示,48%的消费者更喜欢通过电子邮件的形式同自己心仪的品牌展开沟通。

大约在6个月前,我被选举成为当地业主协会的董事。之后,该业主协会的主席决定今后协会内部的沟通全部通过电子的方式进行。事实上,我被成功选举成为业主协会董事也主要是因为我提倡对业主协会和业主之间的沟通方式进行改变,并提出了建立一个在线日历和电子邮件系统的想法。因此,这件事情也让我对电子邮件在工作之外的重要性有了一个全新的认识,那就是“虽然该系统可能已经没有像从前那般的活力,但显然还没有到达所谓的‘电子邮件已死’的阶段”。

对于在科技领域工作的人们来说,我们的工作性质要求我们几乎每天都会同他人分享文件。在我现在的公司WideOpen Networks,我们每天都会使用诸如Skype、Dropbox和Highrise这些平台分享文档资料。而在我撰写文章的时候,我也通常会使用谷歌文档进行编辑,然后通过附件的形式使用协同工作软件Trello进行修改。平心而论,对于深谙科技发展之道的人士来说,这样的工作方法无疑是高效、便捷的。

但是,这样复杂的沟通形式对于年龄较大,或者“科技小白”来说或许并不合适。

电邮“附件”之殇

比如,我有时会需要给业主协会中一些的长者分享文件,在这样的情况下我通常更喜欢通过分享文档链接(甚至在邮件中附上资料原文)的形式进行沟通。但即便是这样,我依然收到了不少抱怨,因为他们之中的有些人甚至表示无法打开这类文件(当然,这也令我感到百思不得其解)。

在经过一番研究后我发现,之所以出现这样的情况主要是因为他们中的大部分人都是电子邮件的重度使用者,并会通过诸如平板电脑、智能手机等各种终端来查阅自己的电子邮件,但并非每种终端都能够支持我所发送的文档链接形式。

在最近的一次业主会议上,由于我们的秘书安妮要送自己的儿子就医,我就临时担任起了会议记录员的工作。在会议结束的当天晚上,我便使用谷歌文档整理出了此次会议纪要,并将这一文档保存为Word Docs文件的形式发送给安妮进行修改。

几天后,安妮给我发来了修改后的会议纪要,但我发现该文档的后缀被删除了,只有我在手动添加“.Rtf”的字样后才能被正常打开,而且这一文件还无法同Nisus Writer Express或者Page 5这些软件兼容。

为了保险起见,我在将会议纪要发送给其他业主协会董事的同时还打印了一份纸质版,并亲自给他们送了过去。其中有一位董事跟我说,他依旧无法在自己的 Android平板电脑和智能手机中打开会议纪要邮件中的附件。在研究了一段时间后,我给他的手机安装了一款名为“OfficeSuite”的免费应用,直到这时他才能够顺利的打开附件。但事实上,移动设备中的应用依旧有可能在下次收到附件文件的时候自动删除后缀而导致无法打开文件。

因此,在下次需要同朋友或者社区邻里、业主协会进行沟通的时候请尽可能避免使用电邮附件,你需要做的就是仅仅将内容复制到邮件正文区域,因为你永远无法确保所有人都能够像你一样熟练的使用Dropbox、Google Drive这些软件。

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